Hysbysiad Preifatrwydd

Mae’r hysbysiad hwn ar gyfer Cwsmeriaid a Dinasyddion Cyngor Caerdydd.

Mae’r Cyngor yn prosesu data personol yn ddyddiol. Rydym yn cadw rhywfaint o wybodaeth amdanoch chi (“data personol”). Felly rydym wedi cofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae’n rhaid i unrhyw wybodaeth sydd gennym gael ei phrosesu yn unol â’r egwyddorion a restrir gan Reoliadau’r Comisiynydd Gwybodaeth, ac mae’n rhaid i ni gydymffurfio â nhw.

Byddwn:

• Yn parhau i gryfhau ein prosesau ar gyfer cynnal a chadw preifatrwydd yr holl wybodaeth sydd gennym.
• Angen i’n holl gyflogeion gydymffurfio’n llawn â chyfraith Diogelu Data.
• Yn cadw cyn lleied o wybodaeth bersonol ag sydd ei hangen i’n galluogi i gyflawni ein rôl fel Cyngor.
• Yn dileu gwybodaeth bersonol pan fydd yr angen i’w chadw wedi mynd heibio.
• Yn cyrchu a phrosesu’r holl wybodaeth bersonol yn unol â phrosesu teg a gaiff ei nodi pan yn casglu gwybodaeth gan Unigolion.
• Yn cynllunio ein systemau a’n prosesau er mwyn cydymffurfio ag egwyddorion diogelu data.
• Yn cymryd camau gweithredu ar unwaith pe byddem yn darganfod na chydymffurfir â’n polisïau.

Dylunnir yr hysbysiad hwn i roi gwybodaeth i chi ynghylch y data amdanoch sydd gennym, sut y’i defnyddiwn, eich hawliau parthed y data hwnnw a’r mesurau diogelwch sydd ar waith i’w ddiogelu.

Pa ddata personol sydd gennym, a sut byddwn yn ei gaffael

Mae’r mathau o ddata personol sydd gennym ac y proseswn amdanoch yn gallu cynnwys:

• Manylion cyswllt yn cynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.
• Manylion adnabod gan gynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol a rhifau cyflogaeth ac aelodaeth.
• Gwybodaeth a gaiff ei defnyddio i gyfrifo ac asesu cymhwysedd i gael buddion.
• Gwybodaeth ariannol perthnasol i’r cyfrifiad neu dalu buddion, er enghraifft cyfrif banc a manylion treth.
• Gwybodaeth ynghylch eich teulu, dibynyddion neu amgylchiadau personol, lle bo angen gan wasanaeth perthnasol.
• Gwybodaeth am eich iechyd lle bo angen gan wasanaeth perthnasol megis Gwasanaethau Cymdeithasol.
• Gwybodaeth ynghylch euogfarn droseddol lle bo’n berthnasol.

Lle rydych wedi rhoi gwybodaeth bersonol am unigolion eraill i ni, megis aelodau teulu neu ddibynyddion, sicrhewch fod yr unigolion yna yn ymwybodol o’r wybodaeth yn yr hysbysiad hwn.

Sut byddwn yn defnyddio eich data personol

Efallai y byddwn yn prosesu eich data personol i gyflawni ein rhwymedigaethau ac fe all hyn gynnwys prosesu eich data personol ar gyfer y cyfan neu rai o’r dibenion canlynol:

• cysylltu â chi.
• asesu cymhwysedd ar gyfer ein gwasanaethau gan gynnwys cyfrifo a rhoi buddion i chi.
• nodi eich dewisiadau buddion gwirioneddol neu bosib.
• dibenion ystadegol a chyfeiriadol.
• cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol fel Awdurdod Lleol.
• delio ag ymholiadau gennych ac ymateb i unrhyw anghydfod gwirioneddol neu bosib yn ymwneud â chi.
• Cyflogaeth

Sefydliadau y mae’n bosib y rhannwn eich data personol â hwy

O bryd i’w gilydd byddwn yn rhannu eich data personol â sefydliadau partner a darparwyr gwasanaeth fel y gallant ein cynorthwyo i weithredu’n dyletswyddau, hawliau a’n disgresiwn parthed y gwasanaethau a ddarparwn. Bydd rhai o’r sefydliadau hynny yn syml yn prosesu eich data personol ar ein rhan ac yn unol â’n cyfarwyddiadau. Ym mhob achos byddwn ond yn rhannu data i’r graddau yr ystyriwn fod angen rhesymol am y wybodaeth i’r dibenion hyn.

Caiff unrhyw Wybodaeth Bersonol sydd gennym ei datgelu, pan fydd diben rhesymol i:

• Ein staff – pan fydd y wybodaeth yn hanfodol ac yn ofynnol ar gyfer eu gwaith.
• Y Llysoedd – o dan gyfarwyddyd Gorchymyn Llys.
• Ein partneriaid – yn unol â gweithdrefnau a gytunwyd yn unig.
• Eraill – fel y rhestrir yng nghofrestriad Diogelu Data’r Cyngor.

Gallai eich gwybodaeth fod wedi cael ei rhannu â Xerox er mwyn cysylltu â chi. I gael rhagor o wybodaeth am sut mae Xerox yn rheoli data personol, edrychwch ar y Polisi Preifatrwydd.

Dan Ddeddf Economi Ddigidol 2017, caiff y Cyngor rannu data personol a roddwyd i ni gyda Chynghorau eraill at ddibenion canfod/atal twyll neu droseddau, er mwyn gwella gwasanaethau cyhoeddus ac er mwyn ymchwil ystadegol.

Mae gan Gyngor Caerdydd ddyletswydd i amddiffyn y gronfa gyhoeddus mae’n ei rheoli. Felly, mae’n bosibl y caiff y wybodaeth rydych chi wedi ei rhoi i ni ei defnyddio i atal a chanfod twyll neu ei rhannu gyda Swyddogion y Cyngor sy’n gyfrifol am archwilio neu weinyddu cronfeydd cyhoeddus.

Pan fo cais neu os tybiwn bod angen rhesymol amdano, mae’n bosib y byddwn hefyd yn rhoi eich data i gyrff y llywodraeth a sefydliadau datrys anghydfodau a gorfodi’r gyfraith, gan gynnwys y rhai a restrwyd uchod, y Rheoleiddiwr Pensiynau, yr Ombwdsmon Pensiynau a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM). Mae’n bosib y byddant wedyn yn defnyddio’r data i gyflawni eu swyddogaethau cyfreithiol.

Mewn rhai achosion, gall y derbynwyr hyn fod y tu allan i’r DU. Golyga hyn y gall eich data personol gael ei drosglwyddo y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) i awdurdodaeth na fydd efallai yn cynnig amddiffyniad i’r un lefel ag sydd yn ofynnol yng ngwledydd yr AEE. Os digwydd hyn, mae dyletswydd arnom i sicrhau fod camau diogelu yn cael eu gweithredu i ddiogelu eich data yn unol â’r cyfreithiau perthnasol. Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os carech fwy o wybodaeth am y camau diogelwch sydd ar waith ar hyn o bryd.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data personol

Byddwn ond yn cadw eich data personol gyhyd ag y bydd ei angen arnom er mwyn cyflawni’r diben y’i casglwyd ar ei gyfer a chyhyd wedyn ag ein bod o’r farn y mae ei angen i fynd i’r afael ag unrhyw gwestiynau neu gwynion efallai a dderbyniwn, oni bai ein bod yn dewis cad eich data am gyfnod hwy er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol.

Mwy o wybodaeth ar atodlen gadw’r cyngor

Eich hawliau

Mae hawl gennych i gopi o’r data personol sydd gan y Cyngor amdanoch a gofyn i’r Awdurdod gywiro eich data personol os oes unrhyw gamgymeriadau ynddo neu wybodaeth sy’n hen. Mewn rhai amgylchiadau, mae’n bosib y bydd hawl gennych i ofyn i’r Cyngor gyfyngu ar brosesu eich data personol tan y gwirir unrhyw gamgymeriadau, i wrthwynebu i ni brosesu neu drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn), ofyn i ni ddileu eich data personol.

Os carech weithredu un o’r hawliau hyn neu os oes ymholiad neu bryder gennych parthed prosesu eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data fel y nodir isod. Mae gennych hefyd hawl i gofrestru cwyn yn gysylltiedig â’r hysbysiad preifatrwydd hwn, neu weithgareddau prosesu’r Cyngor a gerbron Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a gallwch wneud hynny trwy’r wefan isod neu eu llinell gymorth ar y ffôn.

Gallwch gael gwybodaeth bellach ynghylch yr hawliau hyn gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu drwy eu llinell gymorth 0303 123 1113.

Ein swyddogaeth fel rheolwr data

Mae’r Cyngor yn cadw eich data personol yn rhinwedd ei swyddogaeth fel rheolwr data. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich data er mwyn cysylltu â chi, i gyfrifo, diogelu a thalu eich buddion, ac at ddibenion ystadegol a chyfeiriadol. Mae mwy o wybodaeth ynghylch y modd y defnyddiwn eich data personol ar gael isod.

Yn gyffredinol, ar un o’r seiliau cyfreithiol isod y byddwn yn defnyddio eich data personol:

• mae arnom angen prosesu eich data personol er mwyn cyflawni’r gofynion cyfreithiol sydd arnom fel Awdurdod Lleol
• mae arnom angen prosesu eich data personol i gwblhau tasg er budd y cyhoedd neu i arfer awdurdod swyddogol sydd gennym fel corff cyhoeddus; [ac/neu]
• oherwydd ein bod angen prosesu eich data personol i ateb ein rhwymedigaethau contractiol i chi
• mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn diogelu diddordeb hanfodol gwrthrych y data neu berson arall naturiol.

Diweddariadau i’r hysbysiad preifatrwydd

Gallwn ddiweddaru’r hysbysiad hwn yn achlysurol. Pan fyddwn yn gwneud hyn byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau a’r dyddiadau y daw’r newidiadau i rym.

Cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data

Cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data i gael mwy o wybodaeth.

Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa’r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW

diogeludata@caerdydd.gov.uk

Mae’r hawl gennych i wrthod rhoi eich cydsyniad i’r prosesu ar unrhyw adeg drwy hysbysu’r Swyddog Diogelu Data yn ysgrifenedig.